ניהול מקצועי של הממליצים - ויפה שעה אחת קודם

רשימות ממליצים הן דרך נהדרת להיות מקצוענים ולהרוויח עוד כמה נקודות בדרך, אבל גם את זה צריך לנהל במחשבה תחילה ובמקצוענות.

בעבודתי, אני פוגשת הרבה מעסיקים, לכל אחד מהם נהלים אחרים של תהליכי קבלה לעבודה. לפעמים מספיק ראיון אחד, לפעמים ישלחו אתכם לבחינות ולפעמים רק לבדיקה גרפולוגית, אבל עוד לא פגשתי את המעסיק שיוותר על שיחות עם ממליצים. ובצדק! אז לכבוד השנה החדשה, קבלו ממני כמה המלצות לניהול נכון של רשימות הממליצים שלכם.

מתי?

בכל פעם שאתם מגיעים לראיון ראשון, ויש לכם הרגשה שתרצו את התפקיד, נסו לברר כמה שיותר פרטים לגבי מה שחשוב למעסיק לדעת עליכם. מיד לאחר מכן תתחילו להרכיב רשימת ממליצים רלוונטיים לתפקיד זה.

מה זאת אומרת "להכין רשימה"?

זה אומר להכין רשימה שכוללת שמות, תפקידים בזמן העבודה המשותפת, תיאור טיב הקשר המקצועי ביניכם ופרטי קשר של כל ממליץ; לעדכן את הממליצים שהם צפויים לקבל פניה מהמעסיק או מהמגייסת, ולוודא שמקובל עליהם שיפנו אליהם; ולהיות מוכן עם הרשימה המטוייבת לרגע בו תתבקשו למסור אותה.

כמה ארוכה תהיה הרשימה?

ארוכה ככל האפשר! אמנם, לכל תפקיד ספציפי תתבקשו למסור 2-4 שמות, אך לא מומלץ לשחוק את הממליצים שלכם ולכן כדאי לבחור בתבונה מי יהיו השמות הרלוונטיים לכל משרה.

מי רלוונטי?

מנהלים ישירים, מנהלים עקיפים, קולגות, לקוחות, כפיפים... כל מי שעבד בממשק הדוק אתכם ויכול להעיד על התאמתכם לתפקיד המוצע.

חובה לכלול ברשימה מנהלים ישירים, מאחד או יותר מתפקידיכם האחרונים.

מלבדם, כדאי שיהיו עוד כמה סוגים של ממליצים. למשל, אם התפקיד כרוך בעבודת ממשקים פנים ארגונית אינטנסיבית, הכניסו לרשימה קולגות שיעידו על עבודת הצוות שלכם. או, דוגמה אחרת, אם התפקיד דורש רמה גבוהה של שירות ללקוחות, תנו שמות של לקוח או שניים שעבדתם איתו באופן צמוד ולאורך זמן; ואם התפקיד ניהולי ורוצים לדעת איך אתם כמנהלים, תנו שמות של כפיפים שניהלתם באופן ישיר.

מה העיתוי הנכון?

הכנת רשימה מסודרת של אנשים רלוונטיים היא הכרחית בשלב תחילת החיפושים. הכינו את הרשימה באקסל, ותוכלו לתעד את הפעמים בהן פניתם לממליץ כזה או אחר, כך תבטיחו שלא תשחקו את אותו הממליץ.

מתי להכין רשימה מטוייבת ומהודקת לכל תפקיד? ברגע שאתם מתחילים להבין מה מחפשים ויש לכם רעיונות מי יהיו הממליצים המתאימים ביותר למשרה זו. הרי מתישהו יגיע הרגע בו יבקשו מכם רשימת ממליצים. ככל שזמן ההמתנה של המגייס או המעסיק לרשימה יהיה קצר יותר, כך תרוויחו שתי ציפורים במכה אחת: גם תרשימו את המעסיק בכך שאתם שומרים על קשר טוב עם עמיתים ומנהלים מהעבר, וגם, על הדרך, תתמכו ברושם שאתם נלהבים מהתפקיד המוצע.

מתי למסור את הרשימה למנהל תהליך הגיוס? עד 24 שעות מהרגע שהתבקשתם למסור רשימה ובשום אופן לא מיד. זה יתן לכם זמן לגייס את הממליצים הרלוונטיים לטובתכם, לבדוק מי מהם יתן המלצה רצויה וגם, כמובן, יאפשר לכם להתריע בפניהם שהם עומדים לקבל פניה. אם המגייס מתעקש לקבל רשימה מיד, בקשו רשות לעדכן תחילה את הממליצים והבטיחו תשובה תוך 24 שעות, זוהי בקשה לגיטימית והמגייסים צפויים להיענות לה בחיוב.

דברים שלא מומלץ לומר כשמבקשים מכם להעביר רשימת ממליצים:

לא מומלץ לשלוף מיד שמות ומספרי טלפון. הבטיחו שתחזרו בתוך 24 שעות עם רשימה מסודרת ועימדו במילתכם. את הזמן תנצלו כדי לגייס את הממליצים הרלוונטיים לטובתכם. עשו זאת בעדינות! בידקו עם כל אחד ואחת מהם, האם הם סבורים שאתם מתאימים לתפקיד המוצע? האם הם מאמינים שהתפקיד מתאים לכם? אם יש להם ספק לגבי התאמתכם, הקשיבו להם. ואם בכל זאת תבחרו להמשיך בתהליך, שיקלו היטב אם הם אכן הממליצים הטובים ביותר עבורכם לתפקיד זה.

לא מומלץ לומר "המנהל שלי כבר לא עובד באותו המקום": אז מה, אין לו פה? אין לו טלפון? הוא שכח אותך כל כך מהר? או שאתה פשוט חושש שההמלצה שלו לא תהיה כל כך טובה?

לא מומלץ לומר "המנהל שלי אדם מאוד בכיר, הוא נורא עסוק, אין לך סיכוי להשיג אותו, אני לא רוצה להטריד אותו בזוטות": ובכן, אני מאוד מקווה שאת לא "זוטה". ואני מאוד מקווה שהמנהל המאוד בכיר יודע להוקיר תודה על העבודה הנהדרת שעשית בשבילו ויקדיש את הזמן הדרוש כדי לעזור לך.

לא מומלץ לומר "יש לי מכתבי המלצה, אעביר לך": פשוט לא. מכתבי המלצה אינם משרתים אתכם היטב כמו רשימה מכובדת של אנשים שישמחו לדבר בשבחכם בעת הצורך.

רק במקרים נדירים תרשו לעצמכם לומר "אני לא רוצה שיידעו בעבודה שלי שאני מחפש, אני לא יכול לתת ממליצים מהעבודה הנוכחית". ומהם המקרים האלה? אם, לדוגמה, עבדתם 10 שנים במקום האחרון, והממליצים מהמקומות הקודמים באמת פחות רלוונטיים, ניחא. אבל גם במקרים כאלה, תפגינו יצירתיות! מנהל לשעבר שעזב את החברה, קולגה שאתם סומכים עליו שישמור סוד, תמצאו את הדרך להראות שגם בחברה הנוכחית יימצא מי שיאמר עליכם מילים טובות.

Photo by Jon Tyson on Unsplash

בגיבוש ההמלצות הסופיות נעזרתי בטיפים של חברתי נירית גלר ג'מילי וכן בהארה חשובה של חגית לקר. תודה!